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VoBu-Tool
Vorbereitende Buchhaltung
VoBu-Tool
⚠ API Key ungueltig oder nicht konfiguriert. Bitte im Admin-Bereich pruefen.
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Meine Monate

Abrechnungsmonat

Für welchen Monat erstellst du die Checkliste?

Abrechnungen hochladen

Du kannst einzelne Konten hochladen und später weitere ergänzen.

Zeige:

Monat abschliessen & Daten loeschen

aufklappen

Wenn alle Belege hochgeladen sind, kannst du diesen Monat abschliessen. Die Daten werden dauerhaft aus der Datenbank gelöscht.

1
CSV exportieren als Ablage:
2
Alle Transaktionen und Haken dieses Monats werden unwiderruflich gelöscht.
Admin-Bereich

Benutzer

Mandanten

Quicklinks verwalten

Quicklinks werden pro Mandant gespeichert. Wähle oben im Header den Mandanten aus, für den du Links verwalten möchtest.

Anthropic API Key

Der API Key wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Hier kannst du ihn jederzeit ändern oder testen.

Backup — Mandant:

Backup und Import beziehen sich immer auf den aktuell aktiven Mandanten (oben links auswählbar).

Backup importieren

Lade eine zuvor exportierte JSON-Datei hoch. Bestehende Daten dieses Mandanten werden dabei ergänzt, nicht gelöscht.

Demo-Mandant zurücksetzen

Löscht alle Daten des Demo-Mandanten und füllt ihn mit frischen, realistischen Musterdaten. Nur für den Mandanten mit ID "DEMO" verfügbar.

Aktivitaeten (letzte 100)

Fehlermeldungen (letzte 50)

System-Status

Hilfe & Dokumentation
🔍
Kein Ergebnis. Versuche einen anderen Begriff.
Erste Schritte
Was ist das VoBu-Tool?▼

Das VoBu-Tool (Vorbereitende Buchhaltung) hilft dir dabei, monatlich alle Belege für Bankkonto, Visa und American Express zu erfassen und abzuhaken. Claude liest deine Kontoauszüge automatisch aus und erstellt eine Checkliste aller Transaktionen.

Alle Daten werden zentral in einer Datenbank gespeichert und sind auf all deinen Geräten sofort verfügbar.
Anmelden und Mandant wechseln▼
1
Benutzername und Passwort eingeben, auf Einloggen klicken
2
Nach dem Login oben links den Mandanten auswählen — oder per URL direkt aufrufen: ?m=MANDANT-ID
Nach 5 Fehlversuchen wird der Account 15 Minuten gesperrt.
Passwort ändern▼
1
Oben rechts auf Passwort klicken
2
Aktuelles und neues Passwort eingeben (mind. 8 Zeichen)
Monatliche Buchhaltung
Neuen Monat anlegen und Kontoauszüge hochladen▼
1
Auf der Startseite auf + Neuen Monat anlegen klicken
2
Abrechnungsmonat auswählen
3
Dateien für Bankkonto, Visa und Amex hochladen (PDF, CSV, JPG, PNG)
4
Auf Analysieren & Checkliste erstellen klicken
Du kannst auch nur einzelne Konten hochladen und den Rest später ergänzen.
Belege abhaken▼

Jede Transaktion hat zwei Checkboxen: Gefunden (Beleg lokalisiert) und Hochgeladen (in Datev o.ä. eingestellt). Beim Setzen von Hochgeladen wird Gefunden automatisch mitgesetzt.

Nutze den Filter oben um nur offene oder erledigte Transaktionen zu sehen.
Notizen und einzelne Buchungen löschen▼

In der Spalte Notiz kannst du freien Text zu jeder Transaktion eingeben, z.B. "Papierbeleg im Ordner". Mit dem X ganz rechts in der Zeile kannst du eine einzelne Transaktion unwiderruflich löschen.

Monat abschliessen und löschen▼
1
Monat öffnen, roten Bereich unten aufklappen
2
Optional: CSV exportieren
3
Bestätigen und löschen
Nach dem Löschen sind alle Daten dieses Monats unwiderruflich weg.
Synchronisation & Geräte
Automatische Synchronisation▼

Alle Daten werden zentral gespeichert. Die App prüft alle 30 Sekunden ob sich etwas geändert hat. Mit dem Pfeil-Button oben rechts kannst du manuell aktualisieren ohne die Seite neu zu laden.

Nicht den Browser-Refresh verwenden — das schliesst den geöffneten Monat.
Admin-Bereich
Benutzer und Mandanten verwalten▼

Im Admin-Bereich kannst du Benutzer anlegen, deaktivieren und Passwörter zurücksetzen. Mandanten sind Firmen oder Einheiten — jeder Mandant hat eigene Monate, Transaktionen und Quicklinks. Benutzer können einem oder mehreren Mandanten zugewiesen werden.

API Key verwalten und testen▼
1
Admin öffnen, Tab API Key wählen
2
Neuen Key eingeben und speichern
3
Mit Key testen prüfen ob er funktioniert
Ein roter Banner erscheint automatisch in der App wenn der Key ungültig ist.
Quicklinks verwalten▼

Quicklinks sind schnelle Zugangslinks auf der Startseite, z.B. zu Datev, Google Drive oder dem Steuerberater-Portal. Nur Super-Admins können Links anlegen und bearbeiten. Links werden pro Mandant gespeichert.

Backup erstellen▼

Im Admin unter Backup kannst du alle Daten des aktiven Mandanten als JSON-Datei herunterladen. Empfehlung: einmal pro Monat.

Benutzer anlegen

Mandant umbenennen

Mandant anlegen

Quicklink hinzufügen

Passwort ändern

Monat abschliessen

Bitte bestätige, dass du alles erledigt hast.